Etusivu

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nimi
EKE-Rakennus Oy, y-tunnus: 2321457-0
Osoite
Piispanportti 11, 02240 Espoo
Muut yhteystiedot
hanna.mannonen@eke.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hanne Miettinen
Piispanportti 11, 02240 Espoo
Muut yhteystiedot
asuntomyynti@eke.fi, puh. 09 613 03450

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen ja tuotteiden tarjoamiseen, myyntiin ja toimittamiseen, palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin sekä laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös asuntojen varausten ja myyntitilanteen rekisteröinnin sekä kauppakirjan teon yhteydessä.
Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden markkinointiin, markkinatutkimuksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
(a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;

(b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;

(c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai potentiaalinen asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
(a) Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: kuten etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite;

(b) tiedot henkilön mielenkiinnon kohteista;

(c) henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön
asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa sekä henkilön skannattu käyntikortti;

(d) henkilön kanssa käydyt sähköpostikeskustelut ja muistiinpanot puhelinkeskusteluista;

(e) verkkosivuston evästeiden kautta kerättävät tiedot, mm. tieto rekisteröidyn käyttämästä laitteesta, kuten laitetyyppi, selain, IP-osoite ja muu laitedata. Voit lukea yksityiskohdat evästeiden käytöstä klikkaamalla evästeasetusten painiketta sivuston vasemmassa alareunassa (Cookiebot);

(f) sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot (Facebook, LinkedIn, Instagram)

(g) mahdolliset muut tiedot, jotka on kerätty rekisteröidyn suostumuksella

Rekisterin tietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa aina tietojen keruun yhteydessä onko tietojen antaminen pakollista. Koska olet rekisterinpitäjän asiakas ja/tai edustamasi yrityksesi ensisijainen
kontakti, tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa rekisterinpitäjän ja sinun väliseen asiakassuhteeseen ja/tai rekisterinpitäjän ja edustamasi yrityksen väliseen asiakassuhteeseen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Tiedot voidaan kerätä verkkosivujen kautta, sähköpostitse, tekstiviestillä tai muuten sähköisesti, kirjallisella lomakkeella tai henkilökohtaisesti.

8. Tietojen säännön mukaiset vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan muille EKE-konsernin yhtiöille taloushallinnon, yhteisten järjestelmien ja raportoinnin tarkoituksiin.
Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita eli henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun.
Tällaisia alihankkijoita ovat muun muassa ICT-palveluiden toteuttamiseksi hyödynnettävät henkilötietojen käsittelijät.

Rekisterinpitäjä hyödyntää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

• Moor Oy:n Roomdesk-järjestelmä (ent. Nettikoti/Kotikauppa) ja Raksa-palvelu
• Netvisor-taloushallinnon järjestelmä
• Zeffi – sähköinen kyselyjärjestelmä
• Derigo Oy:n Pro3-dokumentinhallintajärjestelmä
• Leadoo – chatbot ja yhteydenottolomake verkkosivustolla
• Liana Technologies Oy:n LianaMailer – sähköpostimarkkinoinnin työkalu
• Sopimussuhteessa olevat välitystoimistot ja jälleenmyyjät siltä osin,
  kuin asiakaspalvelun varmistamiseksi on tarpeellista
  
• Lisäksi henkilötietoja siirretään EKE-konsernin emoyhtiölle, EKE-Finance Oy:lle sen tarjotessa taloushallinnon ja kulunvalvonnan palveluita rekisterinpitäjälle henkilötietojen käsittelijän asemassa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mikäli henkilötietoja siirretään tai tallennetaan EU/ETA-alueen ulkopuolella olevalle palvelimelle Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi, varmistamme, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain edellyttämät asianmukaiset suojatoimet on toteutettu.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakassuhteen hoitamiseen kerättyjä henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan.
Lisäksi henkilötietoja säilytetään seuraavien säilytysaikojen mukainen aika:

a) Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen kymmenen (10) vuotta.

b) Kirjanpitoa koskevaa aineistoa säilytetään kuusi (6) tai kymmenen (10) vuotta sekä kuluva vuosi kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti.

c) Asuntokauppa-asiakkaiden tiedot säilytetään 10 vuoden ajan.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi,
että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot säilytetään lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot
Sähköisesti tallennetut henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin. Tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet, jotka on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

• Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta
  suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
• Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
• Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
  

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan edellä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi tarkentaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla uuden version verkkosivuillaan. Tietosuojaselosteen tarkennukset ovat voimassa julkaisupäivästään lähtien.